Overstappen naar een andere vervoerder tijdens een lopende operatie

Toen we bij 4SCM de opdracht kregen om de logistiek en verzendprocessen van een klant te optimaliseren bij de overstap van DPD naar FedEx, was dat veel meer dan alleen het wijzigen van een vervoerder. Het werd een uitgebreid integratietraject waarin we meerdere stappen moesten doorlopen om soepele processen, betere kostenefficiëntie en schaalbaarheid te garanderen.

De uitdaging

De klant besloot over te stappen van DPD naar FedEx als onderdeel van een kostenbesparingsstrategie. FedEx bood concurrerendere tarieven en al snel werd duidelijk dat een goede integratie van hun diensten in de supply chain zou bijdragen aan zowel prijsvoordeel als efficiëntie. Maar dit betekende niet simpelweg ‘vervoerder A vervangen door B’, er was een technische aanpak nodig om FedEx naadloos in de bestaande systemen van de klant te implementeren. Voor ons lag de uitdaging in het bouwen van een solide integratie die alles aankon: van verzenddata tot documentbeheer voor de douane, met oog voor verschillende verzendmethoden, gewichtsklassen, afmetingen en internationale verzend-vereisten.

Behoeften in kaart brengen en een passende oplossing ontwikkelen

We zijn gestart met een helder gesprek met FedEx om hun voorkeuren rondom dataverwerking en informatie-uitwisseling te begrijpen. Er waren verschillende opties voor het aanleveren van verzendgegevens, dus het was belangrijk voor ons om te bepalen welke methode het beste aansloot op de werkwijze van onze klant. Afhankelijk van het land van bestemming golden er andere verzendmethoden, documenten en douaneregels. Een zending binnen de EU vereist bijvoorbeeld heel andere documentatie dan een levering naar Zwitserland of een land buiten de EU. Ook de complexiteit van het productassortiment speelde mee. Sommige zendingen bestonden uit standaardpallets, andere betroffen bijzondere afmetingen – denk aan lange buizen of extreem zware apparatuur. Elk type zending had zijn eigen eisen en regelgeving. Wij moesten ervoor zorgen dat onze oplossing al die variaties aankon.

Documentatie en douane: zelf regelen of uitbesteden?

Een belangrijk onderdeel van de integratie betrof de documentatie voor douane-afhandeling. FedEx benadrukte het belang van correcte en tijdige aanlevering van aanvullende documenten voor bepaalde zendingen. Hoewel FedEx deze douanepapieren op zich wilde nemen, mits alles vooraf werd aangeleverd, gaf de klant de voorkeur aan het zelf beheren van hun export- en importaangiften. Wij hebben daarom een oplossing ontwikkeld die dit mogelijk maakt, zonder dat het ten koste ging van de workflow richting FedEx. We implementeerden een bestaande FedEx-module waarin de klant documenten tot zeven dagen na verzending kon uploaden – ideaal, want in de praktijk is directe aanlevering niet altijd haalbaar. Zo boden we een flexibel systeem dat omgaat met de realiteit van de werkvloer.

Technische uitdagingen: het multi-parcel vraagstuk

Een andere uitdaging waar we tegenaan liepen, was het zogeheten “multi-parcel shipment”-vraagstuk. Dat klinkt eenvoudig – meerdere pakketten bij één bestelling – maar in de praktijk is het dat niet. FedEx wilde vooraf weten hoeveel pakketten er in een zending zaten, terwijl dat aantal vaak pas duidelijk wordt nadat alles is ingepakt. Wij hebben het systeem daarop aangepast. We ontwikkelden een functie waarmee een zending vooraf kon worden geregistreerd, terwijl het definitieve aantal pakketten pas werd ingevuld zodra alles klaarstond. Hierdoor kon FedEx hun systeem efficiënt aanpassen en meerdere pakketten als één zending behandelen.

Het belang van gewicht en afmetingen

Een belangrijke les uit dit traject was hoe groot de impact is van pakketdetails zoals gewicht en afmetingen. Een kleine doos met zware componenten verandert bijvoorbeeld de classificatie van verzending, wat weer effect heeft op prijs, behandeling en documentatie. FedEx hanteert hiervoor strikte richtlijnen, die niet altijd overeenkomen met hoe onze klant gewend was om ‘een pakket’ te definiëren. Wij ontwikkelden daarom logica in het systeem waarmee onderscheid gemaakt werd tussen reguliere pakketten en zwaardere of afwijkende zendingen die speciale aandacht vereisen. Hoewel we tijdens dit project veel aandacht hebben besteed aan technische zaken zoals labelprinting, data-integratie en het afhandelen van multi-parcel zendingen, lag de grootste waarde in het inzicht dat we samen met onze klant opdeden. Veel bedrijven onderschatten de complexiteit van logistiek: van internationale regelgeving tot speciale eisen voor zware of spoedzendingen. Ons doel was niet alleen het implementeren van een nieuwe vervoerder, maar vooral om onze klant beter inzicht te geven in hun logistieke processen. Door nauw samen te werken met FedEx en onze klant, konden we een maatwerkoplossing ontwikkelen die écht werkte.

4SCM als partner

Dit project laat zien dat bedrijven zoals wij en FedEx niet zomaar dienstverleners zijn – we zijn partners die helpen navigeren door de complexe wereld van logistiek. Zodat onze klant zich kan richten op waar ze goed in zijn: hun bedrijf laten groeien. Onze belangrijkste boodschap? Kies niet alleen op prijs. Kies een logistieke partner die begrijpt hoe het proces werkt, meedenkt met mogelijke knelpunten en zorgt dat alles soepel verloopt – elke keer weer.